Le Dépôt centre communautaire d'alimentation

Assistant(e) administratif (ve): systèmes alimentaires

  • Full Time

Offre d’emploi : Poste à temps plein

Assistant(e) administratif (ve): systèmes alimentaires

Nous cherchons actuellement à recruter un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir deux programmes clés du
Dépôt: le programme d’agriculture urbaine et celui de l’approvisionnement et la distribution alimentaire. Ce poste
contribue au bon fonctionnement desdits programmes et assure le lien entre leurs sous-programmes et projets. La
personne idéale pour ce poste possède un excellent sens de l’organisation, une capacité avérée de prioriser le travail
et une bonne capacité à communiquer en français et en anglais. Elle sera soutenue principalement par la responsable
de l’agriculture urbaine et la directrice de l’administration.
À propos du Dépôt:
Un organisme sans but lucratif fondé en 1986 qui travaille en collaboration avec des partenaires communautaires
pour s’attaquer aux causes fondamentales de la faim et de la pauvreté dans NDG et dans les quartiers avoisinants, de
manière à assurer la dignité, l’implication, et le développement des membres de notre communauté. Nous offrons
plus de 20 activités reliées à l’alimentation, réparties en 4 volets: cultiver, cuisiner, partager et mobiliser. Pour en
savoir plus, visitez-nous!
Le Dépôt vise à créer une culture organisationnelle fondée sur les parties prenantes, où l’anti-oppression et l’anti-racisme sont
des pratiques vivantes et incarnées. Pour y parvenir, nous souhaitons recruter une équipe représentative des diverses
identités et expériences vécues de NDG, afin que notre travailsoit réalisé par et pour notre communauté.
Principales Responsabilités :
La charge de travail est estimée à 60% pour le programme d’agriculture urbaine et 40% pour le programme
d’approvisionnement et de distribution.
Soutien au programme d’agriculture urbaine (AU)
● Tenir à jour les bases de données des participant.es aux programmes d’AU ainsi que les listes d’attente ;
● Assurer le traitement des demandes des participant.es et l’accès aux clés pour les jardins communautaires et
collectifs ;
● Enregistrer les participant.es et collecter les frais d’inscription aux programmes et aux activités ;
● Préparer et envoyer des communications et du matériel promotionnel aux participant.es et au public
(rédaction de contenu, utilisation de modèles fournis par la coordonnatrice des communications) ;
● Faciliter la pollinisation croisée de la communication entre les programmes de jardinage et les participant.es;
● Soutenir les facilitateurs dans la préparation des ateliers et l’organisation du matériel ;
● Aider à commander de l’équipement, des intrants et du matériel ;
● Créer et envoyer des factures, assurer le traitement des paiements, préparer les comptes de dépenses et de
revenus pour le programme.
● Préparer les documents d’accompagnement pour les participant.es et le matériel d’animation;
● Participer occasionnellement à des tâches horticoles telles que la plantation ou l’entretien de jardins, ou la
livraison de matériel de jardinage.
● Aider à planifier et à coordonner les réunions de l’équipe d’agriculture urbaine ;

Soutien au programme d’approvisionnement et de distribution alimentaire
● Assister le responsable du programme dans le processus d’achat et dans les tâches reliées à la comptabilité du
programme: assurer la liaison avec les fournisseurs; créer et envoyer des factures aux clients ou aux
partenaires; faire le suivi du traitement des paiements; collecter, traiter et classer les documents comptables
du programme tels que les bons de commande, bons de livraison, factures et); faire le suivi des comptes à
recevoir et à payer etc.
● Assister dans le décompte des inventaires mensuels et annuel
● Effectuer toute autre demande du programme
Tâches communes aux deux programmes
● Soutenir la communication des événements et des activités y compris la préparation du matériel ( affiches,
dépliants etc).
● Effectuer les tâches administratives générales: trier, classer, numériser, traduire ou imprimer des documents;
archiver les documents électroniques; saisir des données dans des bases de données; assister dans la
planification des entretiens d’embauches en collaboration avec le coordonnateur de l’administration.
● Participer aux réunions de l’équipe de Dépôt et assister aux réunions avec les partenaires communautaires
selon le besoin ;
● Soutenir l’administration des sondages et recueillir les commentaires pour l’évaluation ;
● Contribuer à la rédaction des rapports de programme en rassemblant et en partageant les données relatives
aux indicateurs du programme;
● Collaborer avec le coordonnateur de l’administration pour assurer un soutien administratif aux autres
programmes du Dépôt
Profil requis :
● Excellent sens de l’organisation et capacité avérée à prioriser le travail ;
● Capacité à communiquer efficacement et avec compassion en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
● Capacité à planifier et à suivre le travail pour respecter les délais ;
● Grande attention aux détails, capacité à recueillir, synthétiser et résumer des données et des informations ;
● Forte motivation personnelle, sens de l’initiative, autonomie et capacité à travailler en équipe ;
● Excellente maîtrise de l’informatique, connaissance de la suite Microsoft Office et de Google Drive avec un
niveau avancé de MS Excel.;
● Aptitudes pour les nombres
● Compréhension (ou fort intérêt) des systèmes alimentaires et/ou des questions de sécurité alimentaire ;
Autres Atouts (utiles mais pas obligatoires) :
● Connaissance de la communauté de NDG et/ou expérience de travail dans des organisations communautaires ;
● Connaissance de l’agriculture et de l’horticulture urbaines et capacité à les appliquer au rôle ;
● Expérience de base et/ou intérêt pour l’animation de groupe (y compris la résolution de conflits, la
communication non violente, l’équilibre des divers besoins des participants) ;
● Expérience de bas en comptabilité ou en tenue de livre
● Expérience ou intérêt pour la sensibilisation par le biais des médias sociaux et des applications de
sensibilisation telles que FB, instagram, Canva, Mailchimp, etc ;
● Possède un permis de conduire valide et est à l’aise pour conduire un camion cube (permis régulier).
Notre offre:
● Salaire de 21$/h, travail à temps plein ( 35h/semaine), contrat de 2 ans avec possibilité de renouvellement ;
● Travail occasionnel les fins de semaine et les soirs ;
● Indemnités de vacances de 6%, des congés supplémentaires en décembre lors de la fermeture pour les fêtes
de fin d’année, 6 jours de congés de maladie et 3 jours personnels pendant la durée du contrat ;
● Un environnement de travail positif avec un personnel motivé et une forte éthique de travail;
● Date de début : janvier 2023.

Comment postuler :
Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation par courriel à Abdoukarime à l’adresse
emploi@depotndg.org
Il s’agit d’une procédure de candidature continue – nous examinerons les candidatures au fur et à mesure
qu’elles nous parviendront, alors n’hésitez pas à postuler dès que possible ! Nous remercions toutes les
personnes de leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Astuces pour votre lettre de motivation : Cliquez ici
Des questions sur l’emploi ou le processus d’application? Veuillez svp contacter Kristen Perry au courriel:
kristen@depotndg.org
Nous vous encourageons à postuler même si vous ne possédez pas TOUTES les qualifications que nous recherchons.

Job offer: Full-time Position
Administrative Assistant: Food systems

We are currently looking to recruit an Administrative Assistant to support two key programs at the Depot: the
Urban Agriculture Program and the Food Sourcing and Distribution Program. This role supports the smooth
functioning of the two programs while bridging their sub-programs and projects with our multifaceted Depot
programming. The ideal candidate for this position has excellent organizational skills, a proven ability to manage
priorities and good communication skills in both English and French. The person will be mainly supported by the
Urban Agriculture Manager as well as by the Director of Administration.
About The Depot:
Founded in 1986, The Depot Community Food Centre is a community-based non-profit organization that works
collaboratively with its community to address the root causes of hunger and poverty in NDG and the surrounding
areas in a manner that ensures dignity, engagement and the development of human potential. We offer over 20
food-based programs to support the food security and healthy eating habits of youth, families and individuals. Our
activities are built around four main pillars: share, grow, cook and mobilize. Learn more about us here.
The Depot is working towards creating a stakeholder-informed organizational culture, where anti-oppression and anti-racism
are living and embodied practices. To achieve this, we aim to recruit a team that isrepresentative of NDG’s diverse identities
and lived experiencesin order for our work to be by and for our communities.
Key Responsibilities
The estimated workload is 60% for the Urban Agriculture Program and 40% for the Food sourcing and distribution
program.
Supporting Urban Agriculture Programs
● Maintaining updated participant databases and waiting lists;
● Processing participant applications and key access for community and collective gardens;
● Registering participants and collecting fees for programs and activities;
● Facilitating cross-pollination of communication between all garden programs and participants;
● Supporting facilitators in preparing workshops and keeping materials organized;
● Assisting with ordering equipment, inputs, and materials;
● Occasionally participating in horticultural tasks such as planting or maintaining gardens, or delivering
garden materials.
● Preparing documents, such as workshop handouts and facilitation materials;
● Creating and sending invoices, processing payments, and supporting accounting record keeping;
● Assisting with scheduling and coordinating urban agriculture team meetings;
Supporting Food Sourcing and Distribution Program
● Assist the program manager in the procurement process and in tasks related to the program’s accounting:
liaise with suppliers; create and send invoices to clients or partners; follow up on payment processing;
collect, process and file the program’s accounting documents such as purchase orders, delivery orders,
invoices, etc.); follow up on accounts receivable and payable, etc.
● Assist with monthly and annual inventory

● Perform other duties on request
Common tasks for both programs
● Supporting communication of events/activities including preparation of materials (posters, flyers etc.)
● Perform general administrative tasks: sort, file, scan, translate or print documents; archive electronic
documents; enter data into databases; assist in scheduling job interviews in collaboration with the
Administration Coordinator.
● Participating in Depot team meetings and attending meetings with community partners on request;
● Administering surveys and collecting feedback for evaluations;
● Supporting the drafting of program reports by collating and sharing data related to program indicators;
● Collaborating with the administrative coordinator to provide administrative support to other Depot’s
programs.
Required profile:
● Excellent organizational skills and demonstrated ability to prioritize workload activities;
● Ability to communicate effectively and compassionately in French and English, through both speaking and
writing ;
● Ability to plan ahead, and follow through with work to meet deadlines;
● Great attention to detail;
● Ability to collect, synthesize and summarize data and information;
● Strong self-motivation, sense of initiative and able to work both autonomously and within a team ;
● Excellent computer literacy and knowledge of Microsoft Office Suite & Google Drive with an advanced level
of MS Excel;
● Ability to work with numbers
● Understanding of food systems and/or food security issues ;
Other assets (useful but not required):
● Knowledge of the NDG community and/or experience working in community organizations;
● Basic knowledge of urban agriculture and horticulture and ability to apply this knowledge to this role;
● Basic experience and/or interest in animation and group facilitation (including conflict resolution,
non-violent communication, balancing diverse needs of participants);
● Basic knowledge in accounting or Bookkeeping.
● Experience or interest in outreach through social media and outreach apps such as FB, instagram, Canva,
Mailchimp etc;
● Has a valid driver’s license and is comfortable driving a cube truck (regular license).
Our offer:
● $21/h salaried, full-time position at 35h/week, 2 years contract with possibility of renewal ;
● Occasional work on weekends and evenings ;
● Vacation pay (6%), additional time off in December during holidays, 6 sick leave and 3 personal days during
the term of the contract ;
● A positive work environment with motivated staff and a strong work ethic.
● Start date: January 2023;
To apply:
To apply, please send your CV and cover letter by email to Abdoukarime at emploi@depotndg.org
This is a rolling application process – we will be reviewing applications as they come in, so please apply as soon as
possible! We thank all applicants for their interest. However, only those selected for an interview will be contacted.
Tips for applying: click here
If you have questions about the jobs or the application process, Please contact Kristen at kristen@depotndg.org
We encourage you to apply even if you don’t meet ALL of the qualifications we’re looking

Job Overview

Le Dépôt centre communautaire d’alimentation

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