Job Title:Administrative Coordinator

CompanyLakeshore Unitarian Universalist Congegation

Job TypePart-Time

Deadline to Apply12/12/2024

Start Date01/15/2025

Salary25-27 per hour for 10 hours per week

LocationDorval

Job Description:

Job Posting: Administrative Coordinator (2024-2025)
Organization: Lakeshore Unitarian Universalist Congregation (LUUC)
Location: 5065 Sherbrooke St., Lachine, QC H8T 1H9
Position Type: Part-Time (10 hours/week, September–June, with optional summer contract)

Overview:
The LUUC seeks an organized and adaptable Administrative Coordinator to support its operations and communications. Reporting to the Secretary of the Board of Directors and the Communications Chair, the coordinator will manage administrative tasks, facilitate communications, and ensure smooth Sunday services and cafes. This role follows a hybrid work model, requiring both on-site and remote work hours.

Key Responsibilities:
Administrative Tasks (under the Secretary of the Board):
• Monitor and manage emails and voicemails, forwarding messages as needed.
• Maintain and update contact lists, directories, and membership records.
• Organize files, manage office supplies, and maintain office equipment.
• Support document preparation for meetings and record-keeping.
• Assist with administrative tasks related to lay chaplain services.
Communications & Sunday Services & Cafes (under the Communications Chair):
• Coordinate, finalize and share the weekly Order of Service (OOS) documents.
• Manage announcements and monitor website updates.
• Record attendance for in-person and online services.
• Prepare materials for Sunday Cafés and weekly email bulletins.
Hybrid Work Model:
The position requires a mix of in-office hours at LUUC’s facilities and remote work. The specific schedule will be agreed upon with the Secretary of the Board and/or Communications Chair.

Skills Required:
• Proficiency in Microsoft Office, Google Drive, and email marketing platforms (e.g., MailerLite).
• Functional English and French (spoken and written).
• Strong organizational, interpersonal, and communication skills.
• Initiative, diplomacy, and ability to work with diverse groups.

Compensation:
• $25–$27/hour, paid biweekly.
• 3-month probationary period.

To Apply:
Send your CV and cover letter to Nancy Schmidt at info@luuc.org. Only selected applicants will be contacted for an interview.

About LUUC:
The LUUC is a welcoming, diverse community that fosters intellectual, ethical, and spiritual growth. Services are held Sundays at 10:30 a.m., with additional community offerings such as weddings, child dedications, and funerals.

 

 

Offre d'emploi : Coordonnateur.trice administratif.tive (2024-2025) Organisation : Unitarien du Bord-du-Lac/Lakeshore Unitarian Universalist Congregation (LUUC) Lieu : 5065 rue Sherbrooke, Lachine, QC H8T 1H9 Type de poste : Temps partiel (10 heures/semaine, de septembre à juin, avec possibilité d'un contrat d'été).
Aperçu : LUUC cherche un.e coordonnateur.trice administratif.tive organisé.e et adaptable pour soutenir ses opérations et communications. Relevant du Secrétaire du Conseil d'administration et du/de la Responsable des communications, le/la coordonnateur.trice gérera les tâches administratives, facilitera les communications et veillera au bon déroulement des services hebdomadaires et des Cafés. Ce rôle suit un modèle de travail hybride, nécessitant des heures de travail sur site et à distance.
Responsabilités principales :
• Tâches administratives (sous la direction du Secrétaire du Conseil d'administration) :
o Surveiller et gérer les courriels et messages téléphoniques, et les rediriger si nécéssaire.
o Maintenir et mettre à jour les listes de contacts, annuaires et dossiers des membres.
o Organiser les fichiers, gérer les fournitures de bureau et entretenir l'équipement de bureau.
o Soutenir la préparation des documents pour les réunions et la tenue de dossiers.
o Aider avec les tâches administratives liées aux services de chapelain laïc.
• Communications et services hebdomadaires & Cafés (sous la direction du/de la Responsable des communications) :
o Coordonner, finaliser et partager les documents hebdomadaire de l'Ordre de service.
o Gérer les annonces et surveiller les mises à jour du site web.
o Enregistrer le nombre de participants aux services en personne et en ligne.
o Préparer le matériel pour les Cafés mensuels et les bulletins électroniques hebdomadaires.
Modèle de travail hybride : Le poste nécessite une combinaison d'heures de travail au bureau du LUUC et de travail à distance. L'horaire spécifique sera convenu avec le/la Secrétaire du Conseil d'administration et/ou le/la Responsable des communications.
Compétences requises :
• Excellente connaissance de Microsoft Office, Google Drive et des plateformes de marketing par courriel (comme MailerLite, par exemple).
• Connaissance fonctionnelle de l'anglais et du français, à l'écrit et à l'oral.
• De bonnes compétence organisationnelles, interpersonnelles et en matière de communication.
• Doit pouvoir démontrer de l'initiative, de la diplomatie et de la capacité à travailler avec des groupes de personnes diversifiés.
Rémunération :
• 25–27 $/heure (selon l'expérience), payé à toutes les deux semaines.
• Période de probation de 3 mois.
Pour postuler : Envoyez votre CV et lettre de motivation à Nancy Schmidt à info@luuc.org. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour une entrevue.
À propos du LUUC : LUUC est une communauté accueillante et diversifiée qui favorise la croissance intellectuelle, éthique et spirituelle. Les services ont lieu les dimanches à 10h30, avec des offres communautaires supplémentaires telles que les mariages, les dédicaces d'enfants et les funérailles.

 

 

AdditionalInformation

Please note that our congregation is in Lachine. I chose Dorval from the dropdown menu because it's close to Lachine. The location of our church is also fairly close to NDG and LaSalle.